会务筹办实操手册

会务筹办实操手册
一、会前准备
(一)接受任务
1、确认开会时间、会议内容、议程、形式和参会单位。
2、落实会议地点。预订会议室。如召开视频会议要对接和落实视频传输信号。
3.涉密会议需提前做好保密保障准备。
(二)制定方案
会议方案内容主要包括:会议名称、主题、时间、地点、主持人、议程、参加人员、媒体报道、会议材料分工等(文件资料包括讲话稿、主持词、有关文件参考背景资料)。拟订会议方案后逐级报审。
(三)会议筹备
1.发送通知。通过规范方式通知参会单位，并要求按时反馈参会人员名单、报送相关材料。
2.材料准备。包括讲话稿、主持词、会议相关材料等。
3.会务准备。包括收集参会人员名单、打印台卡(大型会议应编排座位表)，准备会议签到表、录音笔等。督促牵头部门按照会议方案做好筹备工作，特别是会议研究事项会前材料要准备完毕。
4.会场布置。根据会议性质和需要对会场进行布置，主席台的排位、出席单位的排位、主持台、发言席等要按规定准确排序。
(四)会前检查
1.会议相关材料。包括讲话稿、主持词、人员名单、会议方案、相关背景材料提前送审确定，并根据会议类型、实际需要在会场摆放。会议方案或议程、参会人员名单、部门发言材料、领导讲话稿等按顺序依次摆放。
2.提前检查会场。主要检查会场设施、座位排列、音响、录音、多媒体设备、空调及摆放的相关会议材料。如会议有签约、揭牌、集中开竣工仪式等环节的，应提前检查相关准备情况。
3.会议报到。签到并领取会议材料;会前5分钟对未到参会人员及时电话提醒;仔细核对需发言人员名单。
4.保密要求。涉密会议按保密规定筹办。
二、会中服务
(一)做好记录。认真做好会议记录及录音，记录内容要详细、完整、准确。
(二)把控会议。会议过程中对出现的各种情况进行灵活、及时的处置和协调，提醒与会人员遵守会场纪律，对发言时间过长的单位以适当方式给予提醒等，确保会议顺利进行。
(三)严格保密。涉密会议严格控制参会人员，不允许参会人员录音、拍照。
三、会后事务
(一)收回会议材料。散会后，及时收回应收文件。
(二)整理纪要(备忘)。及时将会议记录进行整理，形成会议纪要、会议备忘录或内通。紧急事项原则上当日将起草的会议纪要呈报领导审签;一般事项2个工作日内将起草的会议纪要呈报领导审签。
(三)落实新闻报道。根据工作要求，报审新闻通稿等并及时跟踪播报。
(四)落实督办会议议定事项。会议议定需落实的事项要定期跟踪督促落实。
(五)会议资料归档。及时整理会议的全部资料，包括会议通知、会议材料、会议记录(录音)、图片、电子文本等，按要求归档。